Faktura proforma

Faktura pro forma nie jest dokumentem, a dokumentem o charakterze informacyjnym, który przedsiębiorcy wykorzystują w obrocie gospodarczym, aby przedstawić potencjalnym kontrahentom warunki przyszłej transakcji. Stanowi ona wstępną ofertę handlową, określającą szczegóły dotyczące dostarczanych towarów lub usług, takie jak cena, ilość, czy warunki płatności, ale nie jest dokumentem księgowym i nie rodzi obowiązków podatkowych.

Różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT

Faktura proforma i faktura VAT różnią się podstawowymi funkcjami, które pełnią w obrocie gospodarczym. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych i jest wiążąca dla obu stron transakcji. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym,  ma charakter informacyjny i służy jako wstępna oferta przed zawarciem transakcji. Wystawienie faktury proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a po jej akceptacji przez nabywcę, sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury VAT.

Elementy, które powinny znaleźć się przy wystawieniu faktury proforma

Faktura proforma powinna zawierać takie same elementy jak faktura VAT, w tym:

  • numer faktury,
  • data wystawienia,
  • szczegółowe informacje o towarach lub usługach (cena jednostkowa, wartość netto, stawka i kwota podatku VAT, wartość brutto),
  • dane sprzedawcy i nabywcy,
  • terminy realizacji transakcji i płatności.

Taki układ faktury proforma ma na celu zaprezentowanie nabywcy, jak będzie wyglądać finalny dokument sprzedaży.

Cele i funkcje

Głównym celem wystawienia faktury proforma jest informowanie potencjalnego nabywcy o warunkach przyszłej transakcji. Dokument ten może służyć również jako podstawa do wpłaty zaliczki lub przedpłaty za zamówione towary lub usługi. Faktura proforma umożliwia obie strony transakcji na uzgodnienie szczegółów oferty przed jej finalizacją i wystawieniem właściwej faktury VAT.

Praktyczne zastosowanie faktury proforma

W praktyce biznesowej faktura proforma znajduje zastosowanie głównie na etapie nawiązywania współpracy z nowymi kontrahentami. Jest narzędziem budowania zaufania oraz transparentności w relacjach handlowych, pozwalając na zapoznanie się z warunkami oferty przed dokonaniem zakupu. Ponadto, faktura proforma może pełnić funkcję wezwania do zapłaty w przypadku przeterminowanych zobowiązań.

Kiedy wystawić tą formę faktury

Brak jest jednoznacznych przepisów regulujących, kiedy dokładnie powinno się wystawić fakturę proforma. Można ją przesłać kontrahentowi na dowolnym etapie negocjacji handlowych – zarówno na początku współpracy, jak i bezpośrednio przed planowaną transakcją. Ważne jest, by po akceptacji warunków przedstawionych na fakturze proforma i otrzymaniu zapłaty, sprzedawca wystawił fakturę VAT.

Jak wystawić fakturę proforma online

Wystawienie faktury proforma jest możliwe za pomocą dedykowanych programów do fakturowania online, które automatyzują proces tworzenia dokumentu, zapewniając jego zgodność z obowiązującymi standardami. Wystarczy zalogować się do systemu, wypełnić formularz danymi dotyczącymi transakcji,i wybrać odpowiednie pozycje z listy towarów i usług. System automatycznie obliczy wartości netto, VAT i brutto, co znacznie upraszcza proces fakturowania. Po zatwierdzeniu, faktura proforma może być wysłana do nabywcy mailowo lub dostępna do pobrania w formacie PDF.

Faktura proforma a obowiązki podatkowe

Ważnym aspektem faktury proforma jest to, że nie generuje ona obowiązków podatkowych. Nie jest dokumentem księgowym i nie może być podstawą do rozliczeń VAT ani innych podatków. Po otrzymaniu płatności na podstawie faktury proforma, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę VAT, która już jest dokumentem księgowym i musi być uwzględniona w ewidencji podatkowej przedsiębiorcy.

Podsumowując, faktura proforma jest użytecznym narzędziem w handlu, które pozwala na przedstawienie warunków transakcji bez generowania obowiązków podatkowych. Jej wystawienie jest prostym procesem, który można zrealizować za pomocą dostępnych online systemów fakturowania, ułatwiających zarządzanie dokumentacją handlową. Wystawienie faktury proforma jest dobrowolne, ale stanowi ważny element w procesie sprzedaży, umożliwiając efektywne komunikowanie się z kontrahentami i przygotowanie gruntu pod przyszłe transakcje.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *